GUIDE POUR LES DEMANDEURS DE DOCUMENTS RELATIFS A L’ETAT CIVIL CONSULAIRE

Le Ministère des Affaires Etrangères de la République de Côte d’Ivoire exerce, en vertu de la Loi n°64-374 du 7 octobre 1964 et le décret n* 65-431 du 20 décembre 1965, les fonctions d’Officier de l’État Civil. Ces fonctions sont par conséquent dévolues aux Missions diplomatiques et consulaires de Côte d’Ivoire, qui en sont ses démembrements.

 Le présent guide pour les demandeurs de documents relatifs à l’Etat Civil, expose la pratique suivie par l’Ambassade de Côte d’Ivoire au Japon en ce qu’il énumère d’une part les actes consulaires délivrés aux usagers et d’autre part définit les pièces constitutives des dossiers.

 I – LES ACTES D’ETAT CIVIL DELIVRES PAR L’AMBASSADE.

 La liste ci-dessous n’est pas exhaustive.

  • La transcription et la délivrance d’extrait d’acte de naissance ou de mariage ou de décès ;
  • La délivrance d’extrait ou de copie intégrale d’acte de naissance, de mariage ou de décès ;
  • La délivrance de certificat de célibat ;
  • La célébration de mariage par l’Ambassade ;
  • La délivrance de certificat d’authenticité de documents ivoiriens (permis de conduire, diplôme etc.) ;
  • La délivrance de Certificat de Vie et d’Entretien ;
  • La délivrance des Autorisations Parentales ;
  • L’immatriculation et la délivrance de la carte consulaire ;
  • La délivrance du laissez-passer.

 II – LES CONDITIONS DE DELIVRANCE DES ACTES CI-DESSUS MENTIONNES

 1. La transcription des actes consulaires

Le service consulaire de l’Ambassade procède, à la demande des citoyens ivoiriens résidant dans la circonscription diplomatique de l’Ambassade de Côte d’Ivoire au Japon (Japon, Philippines et Singapour), à la transcription dans les registres de l’Etat Civil, des naissances, des mariages et des décès. Il délivre à la suite de cette transcription deux (2) copies d’extraits desdits actes au requérant.

 Les conditions communes pour une demande de transcription sont :

  • Une demande manuscrite adressée à Son Excellence Monsieur l’Ambassadeur ;
  • Photocopie du passeport des deux parents ivoiriens ou du parent ivoirien et de la carte nationale d’identité traduite en français ou en anglais pour le parent étranger ;
  • Photocopie du titre de séjour des deux parents ;
  • Un justificatif de domicile (facture d’eau, d’électricité, de gaz, de quittance de loyer ou de contrat de bail).

 En plus des conditions communes, il faut :

  • Pour l’acte de naissance, le certificat de naissance traduit en français ou en anglais par un cabinet de traduction agréé ;
  • Pour l’acte de mariage, le certificat de mariage traduit en français et en anglais par un cabinet de traduction agréé et une copie originale de l’extrait d’acte de naissance des époux ;
  • Pour l’acte de décès, le constat de décès et le certificat de décès traduits en français ou en anglais par un cabinet de traduction agréé.

 

NB : Le coût de la transcription des actes d’Etat Civil est gratuit mais la délivrance des deux (02) copies est sujet au paiement des droit de timbres de 5 000 yens. Prévoir aussi les frais d’expédition ou de réexpédition par envoi express (DHL ou FEDEX) pour ceux des requérants ne résidant pas au Japon.

 2. La délivrance d’extrait ou de copie intégrale d’acte d’Etat Civil.

 Une fois que les actes d’Etat Civil ont été enregistrés dans les registres de l’Ambassade, les usagers peuvent se faire délivrer des copies intégrales ou des extraits d’acte de naissance, de mariage ou de décès, sur présentation de :

  • Une photocopie de l’acte de naissance, de mariage ou de décès demandé ;
  • La photocopie du passeport du requérant.

 NB : Le coût de la délivrance d’une copie d’un acte d’Etat Civil est de 2500 yens.

Prévoir les frais d’expédition ou de réexpédition par envoi express (DHL ou FEDEX) pour ceux des requérants ne résidant pas au Japon.

 3. La délivrance du certificat de célibat

 L’Ambassade de Côte d’Ivoire au Japon délivre un certificat de célibat à tout citoyen ivoirien résidant dans sa circonscription diplomatique pour lui permettre de se marier en dehors de l’Ambassade.  

 Le requérant est invité à fournir les pièces suivantes, en plus de la photocopie du passeport, de la photocopie du titre de séjour, de la photocopie de la carte consulaire et d’un justificatif de domicile (facture d’eau, d’électricité, de gaz, de quittance de loyer ou de contrat de bail) :

  • Un extrait d’acte de naissance datant de moins de trois mois, avec la mention « délivré en vue de mariage » ;
  • Un certificat de capacité en mariage ;
  • Un casier judiciaire ;
  • Un certificat de nationalité.

 Tous ces documents doivent être légalisés par le Ministère des Affaires Etrangères de Côte d’Ivoire.

 4. La célébration de mariage par l’Ambassade

 L’Ambassadeur, exerçant les fonctions d’Officier d’Etat Civil, procède à la célébration de mariage à l’Ambassade. La célébration du mariage par l’Ambassade donne lieu à la délivrance du livret de famille.

 La célébration du mariage est gratuite.

 Les pièces à fournir pour la célébration de mariage à l’Ambassade sont :

 Pour les futurs époux :

  • Un extrait d’acte de naissance datant de moins de trois mois, avec la mention « délivré en vue de mariage » ;
  • Un certificat de célibat ;
  • Un certificat de capacité en mariage ;
  • Un casier judiciaire ;
  • Un certificat de nationalité.
  • La photocopie du passeport ;
  • La photocopie du titre de séjour ;
  • Un justificatif de domicile ;
  • La photocopie de la Carte Consulaire.

Pour les témoins :

  • La photocopie du passeport ;

 5. L’Authentification des documents ivoiriens

La délivrance des Certificats d’authenticité des documents ivoiriens (permis de conduire, diplômes etc.) pour lesquels le pays d’accueil demande la véracité ne se fait que sur la base de la certification des services émetteurs ivoiriens. Aussi, toute demande de cette nature est transmise au service technique ivoirien. La réponse de celui-ci déterminera la suite à réserver à la requête.

 Les pièces à fournir pour la demande des certificats comporte :

  • La photocopie du document sur présentation de l’original ;
  • La photocopie du passeport ;
  • La photocopie du titre de séjour ;
  • La photocopie de la carte consulaire ;
  • Un justificatif de domicile (facture d’eau, d’électricité, de gaz, de quittance de loyer ou de contrat de bail) :

 6. La délivrance de Certificat de Vie et d’Entretien (CVE)

 Les pièces à fournir pour la demande de CVE comporte :

  • Une demande manuscrite adressée à monsieur l’Ambassadeur, et comportant les informations relatives à la profession et au motif de la demande ;
  • Une photocopie de l’ancienne copie du CVE ;
  • La photocopie du passeport ;
  • Un justificatif de domicile (facture d’eau, d’électricité, de gaz, de quittance de loyer ou de contrat de bail).

 7. La délivrance de l’Autorisation Parentale

 Les pièces à fournir pour la demande de l’Autorisation parentale comporte :

  • Une demande manuscrite adressée à monsieur l’Ambassadeur, et comportant les informations relatives à la profession et au motif de la demande ;
  • Une photocopie de l’acte de naissance, de mariage ou de décès demandé ;
  • La photocopie du passeport.
  • Un justificatif de domicile (facture d’eau, d’électricité, de gaz, de quittance de loyer ou de contrat de bail).

 8. La délivrance de laissez-passer.

 Le laissez-passer est un document de voyage exceptionnel. Il est délivré au citoyen ivoirien dont le passeport a expiré ou a été égaré et qui ne dispose pas des pièces nécessaires pour son renouvellement dans la circonscription diplomatique. Il ne peut servir qu’au voyage du pays de résidence de l’intéressé à Abidjan, en Côte d’Ivoire, sa destination finale. Tout transit par l’espace Schengen avec un laissez-passer n’est pas autorisé par les Autorités de l’Union Européenne. 

 Les pièces à fournir pour la demande d’un laissez-passer sont :

  • Une demande manuscrite adressée à Monsieur l’Ambassadeur, et comportant les informations suivantes : la profession, la taille, la couleur des yeux et des cheveux et éventuellement l’existence de signes particuliers, ainsi que l’information sur l’adresse de résidence du requérant ;
  • Photocopie des trois (03) premières pages du passeport expiré ;
  • Photocopie du titre de séjour dans le pays d’accueil ;
  • Une copie de l’itinéraire de voyage ;
  • Une photo d’identité .

NB : La délivrance du laissez-passer est gratuite. Toutefois, il faut noter que les frais d’expédition ou de réexpédition des documents par envoi express (DHL ou FEDEX) sont à la charge des requérants.

 Outre la délivrance des actes d’Etat Civil susmentionnés, le Service Consulaire s’occupe, en collaboration avec d’autres services, de la légalisation, des demandes de passeport et des demandes de visa.

III – LES AUTRES ACTES DELIVRES

 1. La légalisation 

 Les pièces à fournir pour la demande d’une légalisation sont :

  • La photocopie de la pièce d’identité du requérant ;
  • La Photocopie et l’original du document à légaliser.
  • Le coût de la légalisation est de 2000 yens.

 2. Des demandes de visa et passeports ivoiriens (voir le site de SNEDAI.COM. ou celui de WWW.JAPON.DIPLOMATIE.GOUV.CI.

 

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